Die Wahrheit über offene Büros

Inhaltsangabe des Forschungsberichts “The Truth About Open Offices” zur Architektur von offenen Büros in Verbindung mit der Analyse von Kommunikation, von Ethan Bernstein und Ben Weber, erschienen in Harvard Business Review, Ausgabe November-Dezember 2019.

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Aktuelle Forschungsergebnisse

Es gibt Hinweise aus der aktuellen Forschung, dass Strukturen, die eigentlich zu mehr Interaktion unter den Beschäftigen führen sollen, letztendlich weniger (bedeutsame) Interaktion erzeugen.

Der Mensch entscheidet über Interaktion

Von Einzelbüros bis zu Co-Working, von einer Etage bis zu mehreren Gebäuden, in einem Raum zusammen mit anderen Unternehmen oder alleine im Home-Office, die Varianten der Architektur sind vielfältig. Auch die Kommunikationswege sind es: E-Mail, Chat oder eine Unterhaltung von Angesicht zu Angesicht, all das steht zur Verfügung. Aber letztendlich wird die Entscheidung, ob und wie Interaktion stattfindet, vom Menschen getroffen. Diese persönlichen Verhaltensweisen sind die Bestandteile eines Verhaltens, welches Zusammenarbeit genannt wird. Das Verhalten der Zusammenarbeit entsteht, während Menschen arbeiten. Es wird stark von der Unternehmenskultur beeinflusst.

Interaktion ist erkennbar

Durch den Einsatz von Technologie ist nun auch der bislang verborgene Kommunikationsfluss beobachtbar geworden. Sensoren, digitale Spuren und Metadaten ermöglichen es heute, die Interaktion sichtbar und analysierbar zu machen. Es kann sogar zwischen Zusammenarbeit und Zusammensein unterschieden werden. Auch Vorhersagen zur Wahrscheinlichkeit einer wertvollen Zusammenkunft zwischen Beschäftigen können vorab getroffen werden.

Architektur und Zusammenarbeit passen nicht zueinander

Die Ergebnisse der Forschung bestätigen eine schon länger bestehende Vermutung: Die bauliche Architektur und das Wesen von Zusammenarbeit sind nicht aufeinander abgeglichen.

Bei einem Unternehmen ging nach einem Wechsel von Arbeitskabinen (Cubicles) zu offenen Büros die Interaktion von Angesicht zu Angesicht um 70% zurück, während die elektronische Interaktion zum Ausgleich zunahm. Eine Erklärung kann die sogenannte “Öffentliche Einsamkeit” sein: Das Verhalten des Einzelnen signalisiert den anderen Kollegen, ob Bereitschaft für Interaktion vorhanden ist.

Remote ist nicht förderlich für Zusammenarbeit

Je weiter Menschen von einander entfernt sind, desto weniger kommunizieren sie. Die räumliche Nähe von Mitarbeiter hingegen sagt die Wahrscheinlichkeit von sozialer Interaktion voraus. Auf einer Etage interagieren Personen um ein Vielfaches häufiger miteinander, als wenn sie über Stockwerken verteilt sind. Remote-Mitarbeiter kommunizieren 80% weniger als Team-Mitglieder am selben Standort. Falls Interaktion wichtig ist, um ein Projekt zum Termin abzuschliessen, dann sollten die Teammitglieder nicht remote arbeiten.

Zusammenarbeit bedeutet zusammen arbeiten

Manche Leute glauben, dass die Herausforderungen für Zusammenarbeit mit einem besseren Entwurf der Raumplanung gelöst werden können. Architekten, Hersteller von Bürosystemen und Immobilienverwalter unterstützen mit einem datenbasierten Design-Ansatz diese Vorstellung von flexiblen, agilen und aktivitätsbezogenen Arbeitsräumen. Werden jedoch die individuellen Vorlieben der betroffenen Mitarbeiter bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung zu stark berücksichtigt, entsteht nicht die beste Gesamtlösung für ein Team, die bei der Bewältigung der Aufgabe hilft.

Führungskräfte sind gefordert

Die Führungskräfte müssen klarstellen, welche gemeinsamen Verhaltensweisen erwünscht und unerwünscht sind. Dabei sollten nicht nur über Arbeitsplatzausstattung und Kommunikationstechnologie nachgedacht werden, sondern auch die Gestaltung der Arbeit, der Rollen und die Unternehmenskultur mit einbezogen werden.

Büro(um)gestaltungen können verschiedene Zwecke verfolgen und alle sind valide: Mehr Mitarbeiter unterbringen, um Kosten einzusparen oder die Zusammenarbeit fördern. Ist das Ziel letzteres, dann müssen Vor- und Nachteile genau abgewogen werden. Es muss beachtet werden, welche Arten von Interaktion nützlich oder schädlich sind z.B. für Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit oder konzentriertes Arbeiten.

Experimente bringen Klarheit

Um eine optimale spezifische Arbeitsplatzgestaltung zu finden, muss experimentiert werden. Ein Unternehmen fand so heraus, welche Auswirkungen ein großer Raum ohne teambezogene Sitzbereiche auf die Kommunikation hat. Zwischen den Teams nahm die Kommunikation zu, aber innerhalb des Teams arbeiteten die Menschen mehr abgeschottet voneinander. Weniger Meetings wurden benötigt, um sich teamübergreifend zu besprechen, aber es entstand innerhalb der Teams ein Qualitätsproblem, welches geringere Produktivität und mehr Kundenbeschwerden nach sich zog.

Ein anderes Unternehmen wollte zu frei wählbaren Sitzplätzen wechseln, um die Interaktion zwischen den Teams zu verbessern. Es nahm aber von der Idee Abstand, als klar wurde, dass innerhalb eines Teams der größte Anteil der Interaktionen an den Arbeitsplätzen der Leute stattfindet.

In einem weiteren Unternehmen beschlossen die Führungskräfte zunächst eine Pilotierung des neuen Büroformates zu bauen. Externen Experten wurden hinzugezogen, um in diesem Testaufbau Untersuchungen mit Mitarbeiter-Teams durchzuführen und alle relevanten Daten durch Messungen zu erfassen. Die optimale Kombination aller sensorischen soll so gefunden werden.

Ein Unternehmen führte Experimente mit unterschiedlichen Raum-Layouts durch und fand so die optimalen Gestaltungsmuster, zum einen für Zusammenarbeit sowie für Arbeit mit hoher Konzentration.

Die Kosten solcher Experimente sind nicht gering und trotzdem halten viele Organisationen die Kosten dennoch für trivial, im Vergleich zu den gewonnenen Erkenntnissen. Würde z.B. ein unzureichender Raumaufteilungsplan in allen Niederlassungen ausgerollt werden, wären die Kosten ein Vielfaches höher. Der Schlüssel zur Gestaltung von Arbeitsplätzen ist eine hochfrequente Durchführung von Experimenten, ähnlich dem üblichen A/B-Testing in anderen Unternehmensbereichen.

Der Datenschutz, örtlichen Gesetze und Vorgaben müssen bei solchen Experimenten beachten werden, wenn E-Mails und Metadaten ausgewertet werden. Auch ethische Bedenken existieren. Setzt sich ein Unternehmen über diese hinweg, können negative Auswirkungen auf die Belegschaft entstehen und die Reputation des Unternehmens leiden.

Einfache Lösungen mit großer Wirkung

Aber auch kleine Lösungen können schon die Zusammenarbeit optimieren. Kleinere Tischformate sind förderlicher für vertrauliche Gespräche als die weit verbreiteten Großtische. Besprechungsräume mit verschiebbaren Whiteboard-Wänden lassen mehr Kommunikation stattfinden. Beide Lösungen kosten wenig.

Auch Umräumen nicht immer die beste Antwort. Genau konzipierte Firmenveranstaltungen können wertvolle Erkenntnisse auf Interaktionsmuster lieferten, sofern diese Interaktionen messbar gemacht werden. Keksdosen und Kaffeemaschinen wirken anziehend auf Mitarbeiter. Man trifft sich, redet miteinander und interagiert. Die Platzierung von solchen Angeboten kann wiederum gemeinsam von Immobilienexperten, der Personalabteilung und den Benutzern der Räume entwickelt werden. Oftmals haben die in diesem Bereich vorbildlichen Organisationen die Führung von Personalabteilung und Immobilienabteilung auf eine Person zusammengeführt.

Fazit der Autoren

Es gibt keine beste Lösung für die Architektur von Arbeitsplätzen, weder physisch noch digital, denn Interaktion kann förderlich, aber auch störend sein. Offene Büros können sogar Interaktion verhindern und Unproduktivität fördern. Die Technologie ermöglicht es, Experimenten durchzuführen und das wahre Wesen von Zusammenarbeit zu verstehen. In einem kontinuierlichen Prozess der Verbesserung kann dadurch ein Ort entstehen, der Architektur und das Wesen der Zusammenarbeit vereint.

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Die Gestaltung des Arbeitsplatzes ist ein interdisziplinäres Vorhaben, bei dem Experten aus unterschiedlichen Fachrichtungen beteiligt werden sollten. Die Führungskräfte stehen, wie man es erwarten sollte, im Mittelpunkt, denn sie müssen die Ziele vorgeben. Remote-Arbeit und Großraumbüros bewirken jeweils unterschiedliches Verhalten bei den Beschäftigten und dessen müssen sich die Verantwortlichen bewusst sein.

Zum Original-Artikel der Harvard Business Review: https://hbr.org/2019/11/the-truth-about-open-offices

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